درباره ویژگی های نظام پیشنهادها، ابزار مدیریت مشارکتی بیشتر بدانید

۱- مقدمه

چنانچه مدیریت مشارکتی را مانند رهیافتی جامع برای جلب مشارکت فردی و گروهی کارکنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعریف کنیم و بر این باور باشیم که مدیریت مشارکتی ارتباط دائم، متقابل و نزدیک بین مدیریت ارشد و کارکنان است میتوان گفت که مدیریت مشارکتی به معنای مشارکت افراد مناسب، در زمان مناسب و برای انجام کار مناسب است. بر پایه این تعریف، مشارکت کارکنان در کارهایی که به خود آن ها مربوط می شود، مشارکتی داوطلبانه، ارادی و آگاهانه خواهد بود که این درگیری شخص را تشویق می کند که به تحقق هدف های گروه کمک کند و در مسؤلیت ها و پیامدهای آنها سهیم شود. مدیریت مشارکتی دو هدف عمده را دنبال می کند: نخست، ارج نهادن به ارزش های انسانی و به یاری طلبیدن افرادی که به نوعی با سازمان در ارتباط اند. دوم، رسیدن به هدف های از پیش تعیین شده به کمک همین افراد.

این هدف ها بر چند اصل اساسی استوار است:

1. هر فرد عضو سازمان جزئی از یک ماشین بزرگ به حساب نمی آید بلکه انسانی برخوردار از قدرت تفکر، هوش و استعداد و تجربه های گرانقدر است که هر گاه زمینه ها و شرایط مساعد فراهم شود، می تواند همه چیز را به نفع خود و سازمان خود تغییر دهد.
2. هر کار لزوماً به بهترین و مفیدترین حالت ممکن انجام نمی شود و بی تردید می توان هر کار معین را به گونه ای بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام کار  به کمک اعضای مجموعه به صورت گروهی انجام می شود.
3. مشارکت کارکنان کمک می کند تا مدیریت از بسیاری کارهای جزئی آسوده شود و به کارهای اساسی بپردازد.

چنانچه اجرای مدیریت مشارکتی و نظام های تشکیل دهنده آن با موفقیت همراه باشد، از مزایا و پیامدهای چون بهبود روابط انسانی بین مدیریت و کارکنان، تقویت انگیزش در کارکنان، بهبود گردش کار در سازمان، بروز خلاقیت و نوآوری، تقلیل هزینه های تولید کالا و خدمات، افزایش احساس تعلق سازمانی در کارکنان و همسو شدن هدف های آنان با هدف های سازمان و در نهایت افزایش رضایت مشتری و به دست آوردن سهم بیشتر در بازار برخوردار خواهد بود.

برای دستیابی به این مزایا باید ابتدا ویژگی های افراد مشارکت جو را بشناسیم. سلامت روانی و ادراکی و توانایی ایجاد اندیشه های بسیار با سرعت زیاد و ارائه آن ها به افراد فرادست، ابتکار، توانایی ایجاد و ارائه پیشنهادهای جدید، استقلال رای و قدرت داوری، متفاوت بودن از همکاران در ارائه دیدگاهها و اندیشه های نو و مسؤلیت پذیری، از جمله مشخصات افـراد مشارکت جو است. معمولاً چنین افرادی را می توان در سازمان هایی با ویژگی های زیر یافت:

1. رقابت؛ در آن ها رقابت کامل و فشرده است چرا که مشارکت در سازمانی تحقق می پذیرد که رقابت کامل بر آن حاکم باشد.
2. دسترسی مدیران به دانش گسترده؛ مدیران سازمان های مشارکت جو بر این اعتقادند که دانش در سطح سازمانشان به وفور پراکنده است و خود به راحتی می توانند اندیشه ها و دیدگاه های دیگران را مستقیم و بی واسطه دریافت کنند.
3. احترام به افراد؛ کارکنان این سازمان ها بر این باورند که می توانند همگام با نیازهای سازمان رشد کنند.

پس، مدیریت مشارکتی عبارت است از به وجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمام کارکنان و مشتریان و مشاوران یک سازمان در روند تصمیم گیری و حل مسائل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت جویند. در واقع این نوع مدیریت می‌خواهد از ایده‌ها، پیشنهادها، ابتکارات، خلاقیت‌ها و توان فنی و علمی کارکنان و مشتریان در حل مسائل و مشکلات سازمان و بهبود مستمر فعالیت‌های آن استفاده نماید. آهنگ فعلی تغییرات آن چنان عظیم است که تاخیر در پاسخ به آن ممکن است بسیارگران و حتی فاجعه آفرین باشد. شرکت‌ها و دولت‌ها همه روزه به این دلیل ورشکسته می‌شوند که در سازگار کردن خود با این تغییر کوتاهی کرده یا بسیار کند عمل کرده‌اند. سازگار شدن با تغییرات سریع جاری به تعدیل‌های مکرر و بزرگی در نوع کارها و نحوه انجام آنها نیاز دارد. بنابراین، باید ابتدا تفکر را متحول کرد تا در عمل این تغییرات ظهور کند. مشارکت کارکنان در مدیریت، سازمان را توانمند می‌کند که خود را با سرعت بیشتری با این تحولات هماهنگ نماید. مشارکت فکری کارکنان و مشتریان با مدیریت و بهبود مستمر در سازمان با پیاده‌سازی «نظام پیشنهادها» قابل اجرا است بهترین راههای استفاده از فکر بشر و این سرمایه بزرگ خلقت، اجرای نظام پی روحیه کنجکاوی و کنکاش در انسان، زمینه ساز روند و فرایند خلاقیت اوست. این روحیه باعث می‌شود تا انسان به میزان شناخت خویش و در جهت کمال جویی، همه چیز را ابتدا مورد سؤال قرارداده و درصدد یافتن پاسخی قابل دفاع برآید و به این ترتیب به نوآوری دست یابد.

در موسسه ها، سازمان ها و به طور کلی بنگاه اقتصادی می‌توان برای انجام امور به راهکارهای مناسب و موثرتر از آنچه در حال حاضر وجود دارد، دست یافت. نقطه شروع برای این دستیابی تفکر پیرامون اهداف، امکانات موجود و شناخت از شکاف‌ها و نارسائی‌ها و همچنین درک شرایط برونی و نهایتا” اثرگذاری بر این عوامل است. این اثرگذاری را می‌توان در جهت  بهبود فرایند کار، افزایش رضایت خدمت گیرندگان، افزایش تولید، کاهش هزینه‌ها ، فناوری ،تنوع محصولات، و بالاخص افزایش توانمندی و آزادی تفکر نیروی انسانی و امکان پرداختن به موارد والاتری که با طبیعت جستجوگر و خلاق وی سازگار است، هدایت نمود. با ایجاد چنین تغییراتی است که می‌توان از رکود و سکون یک صنعت در میان روش‌های سنتی و قدیمی که معمولا” منجر به غیرقابل رقابتی شدن محصولات و خدمات و از کارافتادگی بنگاه اقتصادی می‌شود، جلوگیری نمود. مسیر رشد و تعالی سازمان‌ها از طریق مشارکت نظام‌مند کارکنان و احساس تعلق قوی سازمانی مقدور می‌گردد. سازمان‌های پیشرو، سازمان‌هایی هستند که با ایجاد محیط خلاق، ترس و دلهره کارکنان را نسبت به ارائه ایده‌های تحول آفرین از بین می‌برند و ایشان را در این راه ترغیب می‌نمایند.

یکی از عوامل مهم رشد و توسعه کشورها، اهمیت دادن به فکر و اندیشه نیروی انسانی و استفاده صحیح از آن است و یکی از بهترین راههای استفاده از فکر بشر و این سرمایه بزرگ خلقت، اجرای نظام پیشنهادهاست. امروزه در اغلب کشورهای پیشرفته و توسعه یافته در بیشتر سازمانها، شرکتها و موسسات مختلف، این سیستم اجرا شده و همه مردم از خرد و کلان در حال فکر کردن و پیشنهاد دادن هستند و علاوه بر اینکه مشخصاً از نتایج پیشنهادهای خود بهره می‌برند، پاداش می‌گیرند و عزت و احترام به نفس را تجربه می‌کنند، کشور و بقیه مردم نیز به طور قابل توجهی از آن بهره‌مند می‌شوند.

با این اعتقاد که هیچکس، مسائل و مشکلات سازمان را بهتر از مدیران و کارکنان آن درک نکرده و راهکار حل آن را در سریعترین و کم‌هزینه‌ترین روش ممکن پیشنهاد نخواهد کرد، به‌نظر می‌رسد دلسوزترین و مناسبترین مشاور، مدیر تغییر و اصلاحگر سیستم در درون سازمان متمرکز است. یکی از مهمترین عوامل موفقیت سازمان‌ها حاکمیت روابط انسانی مناسب بین مدیران و کارکنان آن سازمان است. در سازمان‌هایی که روابط انسانی خصمانه و ناعادلانه حاکم باشد کارکنان انگیزه همکاری خود را با مدیریت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظایف خود نگردیده و به اهداف خود دسترسی نخواهد یافت. مشارکت کارکنان انگیزه آنها را در حل مسائل سازمان افزایش می‌دهد و چون کارکنان فضایی برای اظهار نظر پیدا می‌کنند و مدیریت به این نظرات گوش می‌دهد ارتباط بین مدیریت و کارکنان بهبود می‌یابد وعواملی که موجب نارضایتی می‌شود کاهش یافته و یا از بین خواهد رفت.

نظام مدیریت مشارکتی یکی از نظام‌های مدیریتی پویاست که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی سازمان‌ها ایفا می‌کند. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به ‌عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی است. در این نظام کلیه افراد سازمان درباره روش‌ها و حل مسائل و ارتقاء بهره‌وری فعالانه اندیشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح‌ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می‌کنند.

نظام پیشنهادهای سازمانهای دولتی در جهت بهبود مستمر به ‌منظور تعالی سازمانی تدوین و اجرا می‌گردد. در واقع نظام پیشنهادها تکنیکی است که از طریق آن می‌توان به یافته‌های ذهنی و اندیشه‌های سرمایه‌های انسانی در حل مسائل و ایجاد سؤالات جدید و راه‌حل‌های بهینه، در راستای فرهنگ تغییر و بهسازی و بهبود مستمر سازمان دست یافت. به‌عبارت دیگر، نظام پیشنهادها، فرمانبری از دانایی و بگردش انداختن اندیشه است و از این رهگذر، سازمان آمادگی ورود به دوره بلوغ و ترویج روحیه مشارکت را پیدا می‌کند. آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به‌عنوان فلسفه به کارگیری آن مطرح است، افزایش توان سازمان  در مقابل خواست‌های متغیر مصرف‌کنندگان خدمات یا محصولات آن بنگاه از طریق ارج نهادن به فضایل و توانائی‌های انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف شرکت و نهایتا” به کارگیری صحیح تجربه، اندیشه، آراء و عقاید آنها در هر رده شغلی و در هر بخش سازمانی است.

۲- سابقه نظام پیشنهادها

مشارکت یک مفهوم تاریخی است که ریشه در اداره امور عمومی و افکار مذهبی دارد. به عنوان مثال، مشارکت بر مبنای مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن کریم به طور صریح مدیران را مکلف می‌کند در اموری که نیاز به تحقیق و تفحص دارند بر مبنای مشورت به تصمیم‌گیری بپردازند. مدیریت مشارکتی علیرغم قدمت تاریخی خود، بعد از انقلاب صنعتی به صورت علمی مورد بررسی قرار گرفت. مدیریت مشارکتی عبارتست از «بوجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمامی ذینفعان یک سازمان در روند تصمیم‌سازی، تصمیم‌گیری و حل مسایل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند.» نظام پذیرش و بررسی پیشنهادهای کارکنان به ‌عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی، نظام همکاری فکری و عملی کلیه اعضای یک سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن است. این نظام که مبتنی بر اصل انسان مداری است، برای افکار و خلاقیت های کلیه اعضای سازمان ارزش قائل است و به عنوان یک نظام مطلوب و کارآمد مدیریتی هم از لحاظ نظری و هم از لحاظ عملی آزمون‌های موفق خود را گذرانیده است. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به‌عنوان یک تکنیک مدیریتی در افزایش کارایی و سود سازمان در ایالات متحده مرسوم بوده است و بعد از جنگ جهانی دوم، ژاپنی‌ها با این سیستم در صنایع امریکا آشنا شدند و کم‌کم آن را در صنایع خود ترویج دادند. این نظام به‌طور فراگیر از دهه ۱۹۵۰ در شرکت‌های تولیدی- خدماتی کشور ژاپن به کار گرفته شد و سپس از سوی شرکت‌ها و سازمان های دیگر کشورهای جهان پذیرفته و معمول گردید. این نظام از دهه ۱۳۶۰ در شماری از شرکت‌های صنعتی کشور ایران نیز به اجرا گذاشته شد و با توجه به کامیابی‌هایی که در این گروه از شرکت‌ها بدست آمده، مورد استقبال دیگر شرکت‌ها و سازمان‌های صنعتی، تولیدی و خدماتی قرار گرفته است. در ایران نظام پیشنهادها برای اولین بار در اوایل سال ۱۳۶۷ در یکی از شرکتهای تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران (شرکت ایران رادیاتور) به اجرا درآمد. از آن به بعد شرکتهای دیگری نیز به اجرای نظام پیشنهادها پرداختند که امروزه در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های داخلی، این نظام پیاده سازی شده است.

در سال ۱۳۷۷، با توجه به آثار مثبت و سودمندی که این نظام در شمار قابل توجهی از شرکت‌ها و سازمان‌های داخلی و خارجی پدید آورده بود، دولت جمهوری اسلامی ایران نظر به اهمیت و ضرورت نقش مشارکت کارکنان در بالا بردن کارایی و اثربخشی دستگاه‌های دولتی و افزایش رضایت و توان‌ کاری آنان، در نشست مورخ ۲۸/۵/۱۳۷۷ شورای عالی اداری چنین تصویب کرد که نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در کلیه وزارتخانه‌ها، مؤسسات، شرکت‌ها، بانک‌ها و کلیه دستگاه‌ها استقرار یابد.

۳- فلسفه استفاده از نظام پیشنهادها

آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به‌ عنوان فلسفه به‌کارگیری آن مطرح است، افزایش توان سازمان در مقابل خواست‌های متغیر ذینفعان از طریق ارج نهادن به فضایل و توانایی‌های انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف سازمانمی‌باشد. به‌ طور کلی فلسفه بکارگیری نظام پیشنهادها را می‌توان به‌صورت زیر بیان کرد:

• ارج نهادن به فضایل و توانایی‌های انسان در محیط کار و برخورد با مشکلات کاری
• افزایش حس تعلق سازمانی در کارکنان
• همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بنگاه
• اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی

۴- ویژگی‌های نظام پیشنهاد موفق

زمانی یک نظام پیشنهادها موفق است که بتواند زمینه حضور و مشارکت فعال تمامی پرسنل شرکت را در ارایه پیشنهادها فراهم سازد و به شکلی طرح‌ریزی شود که وضعیت سواد کارکنان و یا رده شغلی آنها مانعی برای مشارکت افراد نباشد. به‌طور کلی ویژگی‌های یک نظام پیشنهادهای موفق را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:

• شرکت فعال کلیه کارکنان سازمان در ارایه پیشنهاد
• به‌حداقل رساندن بروکراسی و سهولت ارائه پیشنهادها از طریق فرم های مخصوص
• سهولت روش‌های ارزیابی و تعیین پاداش‌ها
• سهولت و ساده بودن آیین‌نامه‌ها و دستور العمل‌های پرداخت جوایز
• شمولیت پیشنهادهای ارایه شده توسط کارکنان در تمامی زمینه‌ها
• سمت‌گیری پیشنهادهای ارایه شده به سمت پیشنهادهای گروهی
• کم بودن زمان ارزیابی و دادن جواب به پیشنهاددهنده
• مشارکت پیشنهاددهندگان در اجرای پیشنهادها
• هم راستا بودن پیشنهاد با اهداف، وظایف و اختیارات سازمان و امور کاری پیشنهاددهنده و یا واحدهای مرتبط
• صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود سیستم‌ها در اثر اجرای پیشنهاد
• ارائه مستندات کافی به صورت منطقی، شفاف و منظم همراه پیشنهاد

آیین‌نامه نظام می‌بایست متناسب با شرایط فرهنگی، اقتصادی و ساختار سازمانی شرکت باشد. در آئین‌نامه سازمانها، سعی شود تا اول، رعایت عدالت و عدم توجه به جایگاه سازمانی پیشنهاددهندگان در جذب و نحوه بررسی پیشنهادها صورت پذیرد. دوم در عین حال که زمینه مشارکت افراد را در راه‌حل‌یابی و مشکل‌یابی فراهم می‌کند، اختیارات و مسئولیت مدیریت‌ها به ‌هیچ وجه تضعیف و یا مخدوش نشود. سوم شرایط را برای تشویق مادی و معنوی پیشنهاددهنده در قبال عرضه پیشنهاد سازنده فراهم کند و چهارم آنکه فضا و سیستمی در شرکت ایجاد شود که در آن امکان مشارکت برای تمامی کارکنان و ذینفعان فراهم باشد.

۵- اهداف نظام پیشنهادها

هدف از اجرای نظام پیشنهادها را به طور کلی ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان در جهت تحقق اهداف سازمانی بیان می‌کنند. چنانچه بخواهیم تصویری روشن‌تر از اهداف و منافع اجرای این نظام ارائه دهیم، موارد زیر قابل ذکر هستند:

1. استقرار و توسعه محیط خلاق در تمامی سطوح سازمان
2. تقویت فرهنگ و حس تعلق سازمانی
3. گسترش حوزه تفکر، تعمیق و نهادینه نمودن بهبود مبتنی بر تغییر
4. گسترش سطوح یادگیری سازمانی
5. بهره‌گیری از پیشنهادهای سازنده و مؤثر سازمانی در راستای فعالیت‌های بهبود
6. شناسایی و تقویت منابع خوشفکر و خلاق
7. همراستا سازی اهداف فردی و سازمانی
8. استفاده از راهکارهای حل مسئله با کمترین هزینه
9. مشارکت کارکنان در تصمیم‌سازی‌ها و برنامه‌ریزی‌ها
10. آگاهی مدیریت از میزان توانایی‌های بالفعل و بالقوه کارکنان
11. ارج نهادن به شخصیت وجودی و شأن و منزلت انسان‌ها از طریق ایجاد فضای مناسب برای بروز خلاقیت‌ها و استعدادهای آنان
12. بهبود کار سازمان، افزایش بهره‌وری و کیفیت، کاهش هزینه ها و ضایعات
13. تقویت و بهبود ارتباط میان کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد متقابل
14. ایجاد شرایط مناسب برای کار و فعالیت و حذف موانع در مشارکت فراگیر کارکنان
15. افزایش انگیزش در کارکنان، تشویق روحیه کاری و افزایش قابلیت حل مسأله
16. اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری دسته جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی
17. اصلاح و بهبود مقررات، آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های کاری، ساختار سازمانی، گردش کار و نظام تصمیم‌گیری

۶- نکات قابل توجه در اجرای نظام پیشنهادها

سازمانهای علاقمند به مشارکت کارکنان در کارها باید نکات زیر را مورد توجه قرار دهند:

• دخالت دادن کارکنان در فرآیند  تصمیم گیری
• مجهز کردن کارکنان به دانش و مهارتهای مورد نیاز
• تعیین میزان اختیارات و دخالت کارکنان بر اساس ماموریت سازمان
• ایجاد هدفهای فردی و سازمانی
• متمرکز کردن توجه همگان به مشارکت در بهسازی مداوم
• بیان کردن اثر بخشی مشارکت کارکنان در نیل به هدفهای سازمان
• بوجود آوردن مدیریت پائین به بالا

۷- نتیجه گیری

با مشارکت دادن کارکنان در امر سازمانی می توان نتایج و پیامدهای همه جانبه ای را برای سازمان و کارکنان آن فراهم آورد. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران و کارکنان به تبادل نظر با یکدیگر می پردازند و همین امر منجر به ایجاد محیطی دوستانه و توام با اعتماد اطمینان متقابل در سازمان می و شود. کارکنان با مشارکت در کارها، خود را در سود و زیان سازمان سهیم می سازند و همه تلاش خود را با کمک مدیران جهت افزایش کارآیی و اثربخشی سازمانی به کار می گیرند. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران برای رسیدن به هدفهایشان با راه حلهای پیشنهادی بسیاری از سوی کارکنان مواجه می شوند که پس از ارزیابی آنها می توانند بهترین راه حل ممکن را انتخاب کنند. باید توجه داشت که در شیوه های مشارکتی، را ه حلهای پیشنهادی کارکنان اجرا شود و تشویق مالی و معنوی مناسب از پیشنهاد دهندگان به عمل آید. نکته مهم در بکارگیری شیوه های مشارکتی توجه به موانع و دشواریهای فراروی مدیران در سازمانهاست زیرا با کسب آگاهی در زمین ههای اجرایی و درک صحیح موانع، بهتر می توان به رویارویی با آنها پرداخت. ضمناً باید زمینه های لازم اقتصادی، فرهنگی، سیاسی، ساختاری و … را برای اجرای موفقیت آمیز این نظام فراهم کرد تا اجرای آن با وقفه و بحران مواجه نشود.

منابع